Google Drive una herramienta maravillosa para emprendedores

Tu cuenta de Google tiene muchas herramientas super útiles que puedes usar gratuitamente. Una de ellas es el Drive, el servicio de almacenamiento y sincronización de archivos de Google. A continuación, te enseñamos qué es y como usar el Google Drive para sacarle el mejor provecho.

El Drive de Google es una plataforma gratuita de almacenamiento en la nube que tienes a disposición en tu cuenta de Google si tienes la menos un correo de Gmail. Ofrece numerosas ventajas para la gestión de archivos y la colaboración en equipo, ya que dos o más personas pueden trabajar dentro de un documento al mismo tiempo.

Para acceder a tu Drive de Google, una vez estes logueado con tu cuenta de Google, abre una ventana de Chrome, y busca el menú de los 9 puntitos de la parte superior derecha. Ahí buscas la opción Drive.

A continuación, te compartimos las funciones de esta herramienta, y cómo puedes usarla de manera efectiva. Con esto queremos que puedas beneficiar tu emprendimiento o empresa en el día a día.

Organización y gestión de archivos simplificadas.

Como si fuera el archivo de tu computadora, con Google Drive puedes organizar tus archivos mediante carpetas y etiquetas personalizadas. Esto facilita la búsqueda de documento, evitando la pérdida de tiempo por la desorganización.

En ese sentido, te recomendamos segmentar las carpetas por área de trabajo como finananzas, ventas, entre otras según tu necesidad. Quizás si ya tienes colaboradores esta organización te ayudará a dar un mejor seguimiento por empleado y por área.

Almacenamiento en la nube seguro y escalable

Google Drive permite almacenar y respaldar tus archivos en la nube, lo que garantiza su seguridad y acceso desde cualquier dispositivo con conexión a Internet. Además, ofrece un espacio generoso de almacenamiento gratuito de 15GB. Si el crecimiento de tu negocio demanda más espacio de almacenamiento puedes verificar las opciones de ampliación. Con pago puedes obtener espacio de 100 GB, 200 GB y hasta 2 TB (al momento de escribir este artículo).

Los 15 GB gratuitos son suficientes para guardar archivos de tu emprendimiento sin preocupaciones. Por ejemplo, nosotros lo usamos para guardar el back up de nuestra página web, las fotos de gran tamaño. De igual forma lo usamos para almacenar los archivos que necesitamos acceder desde cualquier dispositivo.

Compartir archivos de forma segura y controlada en Google Drive

Puedes compartir archivos y carpetas con clientes, proveedores o colaboradores de manera segura y controlada. Esto se puede hacer a través de la función “compartir” que tiene el menú de los tres puntitos de cada carpeta o archivo. La opción compartir se puede hacer a través de envío a correo electrónico directamente desde la plataforma, o mediante un link. La opción del link te permiete compartir en tus correos personalizados, agregando el enlace como cualquier otro.

En cualquier de los dos casos se puede controlar el tipo de acceso que le estamos dando a las personas al compartir los documentos o carpetas. Este acceso puede ser “restringido” para que solo las personas que apruebes puedan tener acceso. También puede ser “cualquier usuario que tenga el vínculo”, como su nombre lo indica, para que cualquier persona que tenga el link puede acceder al documento.

A su vez puedes determinar el tipo de rol que tendrá esa persona que estás autorizando a entrar a tus documentos. Ese rol puede ser solo lectura, comentador o editor, según la función que necesitas que haga.

Colaboración y trabajo en equipo en Google Drive

Google Drive fomenta la colaboración efectiva entre equipos de trabajo. Varios usuarios pueden acceder y editar simultáneamente documentos,lo que agiliza los procesos de revisión y mejora la productividad. Además, cuenta con un sistema de comentarios y revisiones que facilita la comunicación y el intercambio de ides.

Google Drive es una herramienta esencial para emprendedores y empresas pequeñas. Debido a su facilidad de uso, capacidad de colaboración y seguridad en el almacenamiento de archivos. Aprovechar sus características y funcionalidades puede ayudar a optimizar los procesos de gestión de documentos y potenciar la productividad de tu negocio.

¿Y tu, ya usas las herramientas de Google?